 数えてみてください。皆さんの会社には何種類くらいの文書がありますか？ 所轄官庁や業界団体によって定められて、皆さんの会社で使っている手順書や帳票類もあることでしょう。文書の価値はもちろん会社のビジネスの種類によって異なります。日々の繰り返し作業によって、均一な品質を保証しなければならない会社には、作業標準書などはとても大切ですね。また、他にない独自のノウハウを持った会社には、そのノウハウを共有するための文書化されたマニュアルは会社の財産になります。 情報が資源と言われて久しい時代ですから、文書の種類と数がその会社の経営能力や業務水準を表しているといっても過言ではありません。 ISO9001では、文書を経営上の大事な道具と位置づけ、大切に管理することを求めています。具体的には次のようなことです。 ・発行前に内容が適切であるかを確認して、しかるべき方法で承認すること ・文書が変更された場合は、旧版・最新版などの識別をすること ・いつも適切な版の文書が、必要なときに、必要なところで使用できていること ・社外から受け取った文書は、配布などの管理を確実にすること 加えて、文書の中でも「記録」に関しては、保管、保護、検索、保管期限、および廃棄について必要なルールを定めて管理するように求めています。 文書は適宜見直しされて変更されることを前提として考えられています。例えば、法律や制度の変更、顧客の要求や注文内容の変更などに応じて、社内にある関連する文書は変更されなければなりません。社内の仕事のやり方を示した業務手順書などについては、日々の業務改善によって変更されるべきです。何年も変更されない手順書があるとするならば、それは使われていないことと同じだからです。 ＩＳＯでの文書の定義には、紙の媒体ばかりでなく、コンピューターの電子データも含まれます。皆さんの多くの会社でもコンピューターが使われていると思いますが、電子データになっている文書が適切に管理されていないと、会社の機密情報が漏洩したり、顧客の個人情報が流出するなどの事故を招くことになりますので、特別な管理をする必要があります。（このため、情報システムのセキュリティを定めたISO27001という規格も存在しますが、これについては別の機会に触れます。） |
組みが運用されている証拠となります。先にあげたように、記録には例えば、お客様に関連する見積書や契約書、あるいは検査成績表などがありますが、これらがきちんと作成されていれば、業務を適切に行った証拠になりますね。
アイエル経営診断事務所 代表